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Choisir le bon logiciel de facturation : le guide essentiel
Découvrez dans ce guide complet tout ce qu’il faut savoir pour choisir le logiciel de facturation le plus adapté à vos besoins. Ce guide met l’accent sur les avantages de ces outils, les fonctionnalités incontournables à considérer, les critères de sélection et les aspects tarifaires.
Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation ?
Un logiciel de facturation est une solution informatique qui simplifie et automatise la gestion commerciale d’une entreprise. Il permet notamment de créer, diffuser et archiver devis et factures dans un système comptable intégré.
Le logiciel de facturation est-il obligatoire ?
Il existe beaucoup d’informations contradictoires sur l’obligation d’utiliser un logiciel de facturation, en raison des récentes évolutions législatives.
À ce jour, aucun professionnel indépendant n’est légalement obligé d’utiliser un logiciel de facturation, sauf pour les entreprises travaillant en BtoG (Business to Government). Ces entreprises doivent émettre et déposer leurs factures électroniques via la plateforme Chorus Pro.
Pour les autres entreprises, l’utilisation d’un logiciel de facturation n’est pas encore obligatoire. Vous pouvez tout à fait continuer à émettre vos factures sur papier, via Excel ou Word. Cependant, même si l’utilisation de ces logiciels est facultative, ils offrent des avantages non négligeables que nous explorerons plus en détail.
Une précision importante : depuis la loi de finances 2018, les commerçants assujettis à la TVA qui utilisent un logiciel de caisse doivent s’assurer qu’il soit certifié. Si le même logiciel est utilisé pour la facturation et l’encaissement, seule la partie encaissement doit être certifiée. Par ailleurs, les entreprises assujetties à la TVA opérant en BtoB seront progressivement soumises à l’obligation de facturation électronique, avec une mise en place complète prévue pour 2026.
À qui s’adresse un logiciel de facturation ?
Au-delà des obligations légales, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur, peuvent bénéficier de l’utilisation de logiciels de facturation.
- Petites entreprises (TPE) : L’automatisation de la facturation permet de gagner du temps, que vous pourrez consacrer au développement de votre activité.
- PME : Pour les PME, ces logiciels sont essentiels pour centraliser la gestion des documents, suivre les statistiques et relancer les impayés, simplifiant ainsi les tâches administratives.
- Freelances et professions libérales : Ces outils permettent de s’affranchir des tâches administratives chronophages, souvent éloignées de leur cœur de métier.
- Micro-entrepreneurs : Les logiciels dédiés aux auto-entrepreneurs intègrent toutes les fonctionnalités nécessaires pour simplifier la gestion quotidienne, devenant ainsi des alliés précieux.
Comment fonctionne un logiciel de facturation ?
Les logiciels de facturation couvrent l’intégralité du processus, de la création des devis et factures à leur archivage. Voici les principales fonctionnalités offertes par ces outils :
- Création de modèles de factures personnalisés incluant les informations de votre entreprise.
- Émission automatique de devis et factures.
- Gestion d’une base de données clients pour stocker et réutiliser les informations.
- Envoi des documents par email ou partage sécurisé.
- Suivi des devis et factures via un tableau de bord (paiement, relance, etc.).
- Archivage des documents et exportation pour la comptabilité.
Ces solutions permettent d’automatiser ces tâches en seulement quelques clics. En plus des fonctionnalités standards, les logiciels de facturation en ligne proposent souvent des modules supplémentaires pour une gestion encore plus complète.
Voici un guide détaillé sur les avantages des logiciels de facturation, les critères de choix et les tarifs associés :
Les Avantages d’un Logiciel de Facturation
Respect de la réglementation Un logiciel de facturation vous aide à rester conforme aux exigences légales en vigueur, évitant ainsi des sanctions pénales et financières. Voici comment :
- Mentions légales obligatoires : Il assure que toutes les mentions requises (TVA, numérotation, etc.) sont présentes.
- Numérotation automatique : Les factures sont attribuées des numéros uniques et chronologiques.
- Création d’avoirs : En cas de modification, il oblige la création d’un avoir plutôt que la suppression d’une facture.
Gain de temps Un logiciel de facturation permet d’automatiser plusieurs processus :
- Centralisation des informations : Tout est accessible depuis un tableau de bord unique.
- Transformation rapide : Convertir un devis en facture se fait en quelques clics.
- Factures récurrentes : Création automatique de factures pour des abonnements ou paiements réguliers.
- Relances automatiques : Envoi automatisé des rappels pour les paiements en retard.
- Collaboration : Utilisation par plusieurs membres d’une équipe.
Gestion comptable facilitée La plupart des logiciels de facturation intègrent des outils pour :
- Suivi des paiements : Vérifier les règlements et gérer les relances pour les impayés.
- Intégration comptable : Synchronisation avec des logiciels de comptabilité pour centraliser les données financières.
- Données financières : Accès facile aux statistiques financières et suivi des encaissements.
Réduction des erreurs L’automatisation réduit le risque d’erreurs humaines :
- Calculs automatiques : Les erreurs de calcul sont évitées.
- Vérification des données : Les omissions ou erreurs de saisie sont signalées.
Critères pour Choisir un Logiciel de Facturation
Fonctionnalités
- Édition de devis et factures : Conformité légale et personnalisation des modèles.
- Gestion des clients : Base de données pour stocker et gérer les informations clients.
- Automatisation : Procédures administratives, calcul de TVA, numérotation des factures.
Forme juridique / Type d’entreprise
- Adaptabilité : Certains logiciels sont spécifiques aux micro-entreprises, tandis que d’autres sont conçus pour des structures plus complexes comme les PME ou les sociétés.
Facilité d’utilisation
- Interface intuitive : Le logiciel doit être simple à utiliser, même pour les non-techniciens.
Taille de l’entreprise
- Nombre d’utilisateurs : Choisir un logiciel adapté au nombre d’utilisateurs prévu.
Prix
- Budget : Les coûts varient, généralement de 10 à 50 euros par mois, avec des options gratuites pour les besoins de base.
- Tarifs évolutifs : Les plans tarifaires incluent souvent plusieurs niveaux de service.
Flexibilité et évolutivité
- Adaptabilité : Capacité du logiciel à évoluer avec votre activité et à intégrer de nouvelles fonctionnalités.
Préférences d’usage
- En ligne vs. téléchargement : Logiciels en ligne accessibles depuis n’importe où contre logiciels installés localement.
Intégration à d’autres logiciels
- Compatibilité : Intégration avec CRM, logiciels de comptabilité, ou outils de gestion de projet.
Stockage des données et sécurité
- Protection des données : Conformité aux normes de sécurité et sauvegarde régulière des données.
Conformité avec la loi
- Mises à jour législatives : Vérifier la fréquence des mises à jour pour rester conforme aux nouvelles réglementations.
Support et service client
- Assistance : Disponibilité d’un support client réactif et ressources d’aide (tutoriels, FAQ).
Coût des Logiciels de Facturation
Les tarifs varient en fonction des fonctionnalités :
- Logiciels gratuits : Bon pour les besoins de base, mais souvent limités.
- Logiciels payants : En moyenne 10 à 50 euros par mois, selon les fonctionnalités et les services inclus.
Logiciels de Facturation Gratuits
Des options gratuites peuvent suffire pour les petites entreprises :
- Abby : Version gratuite complète.
- Tiime : Module de facturation gratuit et illimité.
- Costructor : Version gratuite pour les besoins de base.
- Sinao : Création de jusqu’à 5 factures par mois gratuitement.
Alternatives au Logiciel de Facturation
Pour ceux qui cherchent des solutions autres que les logiciels de facturation :
- Facturier papier : Méthode manuelle, moins efficace et plus sujette aux erreurs.
- Tableur Excel / Word : Moins automatisé, mais possible pour les besoins simples.
- Logiciels de comptabilité ou ERP : Certains incluent des modules de facturation complets.
En résumé, choisir un logiciel de facturation adapté à vos besoins peut grandement simplifier la gestion administrative de votre entreprise, améliorer la précision et assurer la conformité légale. Le choix dépendra de vos besoins spécifiques, de la taille de votre entreprise, et de votre budget.